會議首先集體重溫了《換屆選舉紀律》，爾后由省拍協副會長常正枝作了《關于四屆一次會員大會籌備工作情況》和《四屆一次會員大會籌備工作實施方案》的匯報。
常副會長說：四屆一次會員大會籌備工作按照《社團管理條例》和協會《章程》，在協會三屆五次會員大會決議和頒布的《換屆工作紀律》，組織開展“怎樣做一名合格拍賣企業領導人大討論”和今年年初下發的《關于做好省拍協四屆一次會員大會籌備工作的通知》等文件精神指導下，秘書處全體人員在保障協會日常工作的同時，全力以赴投入了四屆一次會員大會的籌備工作，整個籌備工作嚴格按照三屆五次會員大會提出的要求，精心組織、密切配合、相互協作、穩步推進。主要做了以下幾個方面的工作。
一是學習文件、提高認識、明確職責、扎實做好四屆一次會員大會各項籌備工作。為保障各項籌備工作有條不紊地進行，組織秘書處全體人員認真學習黨的十八大及十八大以來中央全會精神、商務部十二·五拍賣業發展指導意見、協會三屆五次會員大會的《工作報告》、《協會章程》、《換屆紀律》等有關文件，通過學習，提高思想認識，進一步明確各項籌備工作的目標任務，按照秘書處部門職責分工，確定工作標準、時限等要求。
二是突出做好《工作報告》等重要文件的撰寫工作。去年三屆五次會員大會做出了“積極穩妥，做好2013年換屆籌備工作”的決議，并提出了“以《協會章程》為依據，實事求是、承前啟后，促進全省拍賣業持續、健康發展”的工作目標。這既是對籌備工作提出的標準要求，也是大會《工作報告》文件撰寫工作的指導思想。為撰寫好《工作報告》等文件材料，多次召集秘書處工作班子在學習上級文件、領導講話，做好調研、認真分析梳理當前拍賣業發展形勢、發展趨勢的基礎上，研究制定了緊扣“發展”這個主題的撰寫提綱，并提出“對過去五年來的工作，本著實事求是、反映本來面目，成績不擴大，問題不回避，盡量用事實、事例、數字說明問題；對今后五年發展，本著承前啟后，著力突出“抓住一條主線、突出一個重點”的指導思想和思路，并為實現這一想法，配發制定《行業發展五年意見和抓好今后五年自律建設的決定》”兩個文件的撰寫要求。初稿形成后，多次開會討論，采取多項措施廣泛征求意見。王延早會長和我分別帶領秘書處相關人員深入基層，先后到青島、威海、濟寧、萊蕪、濟南、濰坊等市地部分拍賣企業，通過召開座談會、個別交流溝通等多種形式征求意見；在聽取意見建議的基礎上，為進一步完善《工作報告》等文件材料的內容，秘書處一改過去提前發給理事單位征求意見的做法，于2013年8月 16日將《工作報告》等四個材料下發全省各會員單位，廣泛征求意見，大部分單位提出了很好的意見和建議，秘書處匯總后，研究采納了大家的建議，并對稿子認真進行了研究修改，經過反復修改，幾易其稿，形成了今天提交討論的稿子。需要進一步說明的是，提交給大家討論的《行業發展五年意見，抓好今后五年自律建設的決定》和《加強宣傳工作的意見》，是根據三屆五次會員大會確定的行業持續、健康、科學發展這一主題，從強化市場化、專業化發展、行業自律建設和營造發展輿論氛圍三位一體發展舉措的目的出發，一手抓發展，一手強自律，實現兩手抓兩手都要硬，加上宣傳工作的引領和保障，三方面有機結合，相互促進。以引導企業加大調整業務結構，轉變拍賣業發展方式的力度，堅定走市場化、專業化、標準化、電子化、集團化、品牌化拍賣發展的路子，以進一步推動行業自律和誠信體系建設，促進行業持續、健康地發展，提升企業經營管理和拍賣服務水平。關于《山東省拍賣行業協會章程》修改問題，上一屆會員大會審議通過的《協會章程》，通過五年來的實踐，總的看是好的，也是符合我們協會實際情況的。國家民政部新的《社會團體章程示范文本》頒布后，為使《協會章程》文字表述更加規范，結合行業發展實際和會員提出的修改建議，對個別條款作適當修改。本次提交大會審議修改的《章程》，結構和框架不變，仍為8章48條。修改的具體內容，將在會員大會作詳細報告，在這里只是作簡要說明。
三是關于換屆選舉、民主推薦新一屆理事候選單位工作進展情況。三屆五次會員大會工作報告指出：“根據《協會章程》規定，2013年我會將進行換屆，這是一件大事，涉及到我省拍賣業是否能持續發展的重大問題”。 為做好換屆選舉籌備工作，開好四屆一次會員大會，實現三屆五次會員大會確定的換屆工作指導思想，秘書處做了大量而又細致的前期準備工作。制定了《四屆一次會員大會換屆選舉工作實施方案》，按照統一領導、精心組織、積極穩妥的要求認真組織實施。為防止拉票賄選不正當行為的發生，營造良好換屆環境，保障換屆過程風清氣正，將三屆五次會員大會通過的《省拍協2013年換屆紀律》貫穿整個換屆工作全過程寫入實施方案；充分發揚民主，層層選拔推薦。秘書處制發通知，按照各市地會員單位數量，規定的比例，將理事和常務理事名額分配到各地市督導組，充分發揮各市地督導組的作用，并提出“按照標準條件、好中選優的原則，廣泛征求意見，三屆理事常務理事優先安排及上報時限、上報后保密”等要求，各市地督導組認真履行職責，嚴格把關，通過民主投票、召開座談會、個別溝通交流等多種方式，民主推薦出了新一屆理事、常務理事候選單位和個人，秘書處將各地市推選情況正在進行匯攏；積極準備擬定《換屆選舉辦法》。在做好民主推薦理事、常務理事工作的同時，依據《協會章程》規定的標準條件和三屆五次會員大會提出的2013年換屆指導思想，本著實事求是、承前啟后，充分考慮先進性、代表性、廣泛性，充實和加強協會領導機構原則，起草擬定《換屆選舉辦法》，待《辦法》擬定后再提交相關會議討論審定。
四是關于大會其他事項的籌備情況。為了使四屆一次會員大會順利進行并取得盡可能多的成果，省拍協秘書處還擬定了《關于纂寫2006年以來山東省拍賣行業協會志的決定》和《關于新編<相關法律與規則實用手冊>的決定》,其中續編《山東省拍賣行業協會志》，旨在真實的記載我省拍賣業發展的歷程、主要業績、基本經驗、典型事件等，抱著對歷史負責、對后人負責、對行業永續發展負責的態度，將這一歷史遺產和精神財富傳承下去，作為行業建設的一項重要工程載入史冊；而新編《相關法律與規則實用手冊》，主要目的是方便大家學習使用的同時，增強從業人員的法律意識，提高依法經營的能力和水平，避免違法違規等不正當行為的發生。再就是，秘書處還編制了《怎樣做一名合格拍賣企業領導人》論文匯編，將發到每個會員單位，以便廣大拍賣企業互學互鑒，努力提高企業領導人自身素質和經營管理水平。本次大會秘書處還將作《財務工作報告》，協會主要領導對財務工作高度重視，嚴格要求，每年都主動要求審計部門對協會財務進行審計，審計事務所出具的審計報告中，對我會財務管理工作給以高度評價，尤其在嚴格遵守會計制度，認真履行財務手續等方面，依法遵紀行為規范，我會連續九年被評為“省先進社團組織”，連續兩屆被民政部授予“全國先進社會組織”，其中財務管理就是一項很重要的評比內容。以上報告、文件、材料等將一并提交大會審議。
五是關于設立協會監事會的建議意見。協會作為社會組織的重要組成部分，為適應十八大及十八屆三中全會全面深化改革新形勢的要求，建立協會現代管理制度，健全以《章程》為核心的協會法人治理結構，實現自我管理、自我發展的社會組織法人主體是深化體制改革的重要目標之一，盡管目前國家法律還沒有明確規定，《社會組織登記管理條例》也沒有硬性規定，但從適應改革發展，加強協會自身建設的目的出發，參照有關行業組織已有的做法，建議設立省拍協監事會。若此建議可行，秘書處還將抓緊起草擬定相關議案，一并提交大會審議。
隨后常副會長根據省拍協三屆五次會員大會決議，就制定的《四屆一次會員大會籌備工作實施方案》作了匯報，從籌備工作的指導思想、成立籌委會領導班子、大會有關文件起草擬定、修改完善協會《章程》、制定換屆選舉辦法、大會召開時間及議程、籌備工作的幾點要求等七個方面作了詳細闡述。緊接著，秘書處人員分別宣讀了《工作報告》、《山東省拍賣行業五年發展意見》、《山東省拍賣行業協會關于今后五年抓好行業自律建設的決定》、《山東省拍賣行業協會加強宣傳工作的意見》四份主要文件（討論稿）。
匯報和宣讀文件后，會議進行了討論。大家根據剛剛召開的十八屆三中全會精神，結合我省拍賣業實際，對四屆一次會員大會籌備工作和會議文件修改提出了意見和建議，大家暢所欲言，會議氣氛熱烈。
最后，王延早會長作了總結講話。指出：今天這個會開的很好，各位副會長和秘書處的同志做了大量艱苦細致的工作。常正枝今年2月份，來協會主持日常工作，他在籌備工作中，與孫長文協同配合，帶領秘書處同志經常加班加點，搞材料，到了五個地市部分企業搞調研，提出了很多好的建議。剛才大家圍繞籌備工作和四個文件進行了討論，集思廣益，提出了一些很好的建議和修改意見，會議取得了很好的效果。
王會長著重指出：四屆一次會員大會換屆選舉要突出“穩定、發展”四個字，非常重要。首先抓好穩定，穩定是第一位的，從籌備工作開始到整個換屆全過程要突出抓好，不然的話，會造成不良后果，這樣的教訓太多了。穩定是第一位的，一旦出事倒霉的是拍賣企業。因此，作為我們協會領導要高度重視抓好穩定工作。做到平穩交接、平穩過渡。二是促發展。黨的十八屆三中全會已召開，討論通過了《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》，這將給我們帶來前所未有的機遇。政府要放權，大幅度減少審批項目，下一步肯定要精簡一些政府部門和公務員，還有國有企業改革速度將加快，有些機構和人員退出后很可能參與到拍賣中來，客觀上講對我們拍賣業的生存空間形成更大壓力。下一步協調政策的任務相當艱巨。就是搞專業化，說起來容易，做起來難，很多政策性的東西要進行協調，新班子的任務很重，因此，我們在班子組建時從人員結構上一定要考慮這個問題。
王會長強調指出：嚴格換屆紀律，做會員單位的表率。剛才大家對換屆紀律發表了很好的意見，本次換屆選舉事關省拍賣業今后發展的大事。換屆紀律是營造良好換屆環境，保障換屆過程風清氣正的根本保障，因此，我會在2012年會員大會上就討論下發了《換屆選舉紀律》，起到了很好作用，絕大多數單位和個人自覺執行，但也有個別單位和個人我行我素，據反映有的人利用開會、投標、聚會等場合和電話、短信等方法，散布一些不負責任的言論和觀點，人家很反感，反映很不好，有的都直接反映到協會。還有的找關系、挖門子為己說情。我們在座的都是協會核心領導成員，要處處以身作則，嚴格遵守換屆紀律，這是會員大會討論通過的，我們也是舉了手的，應帶頭執行，作會員的表率。不但自己不干違紀的事，還要做好會員的工作，一經發現應給予批評。會后秘書處發個通報，要求各會員單位認真學習和堅決執行《換屆紀律》。另外，全國都在進行群眾路線教育，強化正風肅紀，最近經常暴出一些典型案例，因此建議這次會員大會不搞宴請、不發紀念品，嚴禁請客送禮，希望我們各位在會前、會中帶頭不吃請、不請吃，并積極宣傳和制止其他人員搞非組織活動，這樣對協會好，對自己也好。我以上說的都是肺腑之言，我對拍賣業有著特殊感情，從事拍賣工作20多年，經過我們大家的積極努力，我省拍賣業發展從無到有，從小到大，目前由成立協會時的全省拍賣成交額4.5億元，發展到2012年1026億元，取得了顯著成績，省拍協連續9年被評為全省先進單位，連續兩屆被民政部授予“全國先進社會組織”稱號，實屬不易，這是大家共同努力的結果，希望大家要像愛護自己眼睛一樣，關心它、愛護它。
王會長強調指出：齊心協力、抓好換屆。換屆選舉政策性強，涉及每位會員單位切身利益，也比較敏感，作為我們協會領導班子成員，特別是秘書處一定要嚴格執行《社團管理條例》和協會《章程》，依規辦事，千萬不要因為我們已組織三次換屆有經驗就忽視了應該做的工作，同時也希望各位處處以身作則，不能感情用事，要公平、公正，要有全局觀念，對候選人也不要求全責備，人無完人，任何人都有優點也有缺點。另外在換屆選舉中既要考慮先進性，也要注意代表性，要掌握標準條件，這不是評資質、評先進、評勞模、這次選的是領導班子、領導集體，要考慮全局，有利于對各地市，對協會工作的領導。
王會長指出：對于剛才常正枝提出本屆協會成立監事會的建議，多位副會長也給我建議過。隨著改革開放的不斷深入，社團組織的地位作用越來越強，但監督機制也應加強，近兩年在民政網站、民政報上經?？菂f會、商會等社會團體建立監事會的報導，根據十八屆三中全會全面深化改革的要求，大家的建議、民政廳的意見和剛才討論的情況，確定建立協會監事會。
王會長最后指出：會后秘書處按照分工認真進行《工作報告》等四個文件的修改完善，抓緊起草《選舉辦法》，擬定《建立監事會的議案》等后續籌備工作，提交理事會審議、為開好會員大會打下堅實的工作基礎。確定2013年12月下旬召開會員大會。我們大家要齊心協力，團結帶領全省會員，按照“穩定、發展”四個字的要求，把四屆一次會員大會開成一個承前啟后、繼往開來、團結、務實、和諧的大會，以促進我省拍賣業再上一個新臺階。